FAQ

Wyszukaj

  1. Czym jest Paper Flow?

    PaperFlow to system do faktur i zarządzania dokumentami.

    Umożliwia zgromadzenie wszelkich dokumentów w jednym miejscu i daje do nich swobodny dostęp z dowolnego miejsca i z dowolnego urządzenia z dostępem do internetu.

    Umożliwia również monitorowanie płatności za faktury. Za jego pomocą przypomnicie swoim kontrahentom o uregulowaniu płatności za swoje usługi a Wam pozwoli na opłacenie wielu faktur kosztowych jednocześnie.

    Za jego pomocą możecie wystawiać faktury i wysyłać je bezpośrednio do swoich kontrahentów. System ten umożliwia wystawianie faktur do klientów zagranicznych oraz faktur w popularnych walutach.

    PaperFlow posiada również moduł statystyk dzięki czemu może w każdej chwili sprawdzić jak prosperuje Wasza firma na przestrzeni miesięcy i lat.

     

  2. Logowanie

    Do systemu należy zalogować się wprowadzając nazwę użytkownika przesłaną w wiadomości e-mail.
    Jeśli nie pamiętasz swojego hasła użytkownika, możesz je zresetować klikająć na przycisk "Przypomnij hasło".



    Po zalogowaniu się do systemu pojawi się ekran startowy ze zbiorem najistotniejszych informacji takich jak:
    - informacje o aktualnie zalogowanym użytkowniku
    - panel szybkiego wyboru opcji,

    - statystyki konta,
    - spis ostatnio dodanych dokumentów,
    - spis ostatnio dodanych kontrahentów,

    - ewentualne powiadomienia o płatnościach

    W prawym górnym rogu ekranu, po kliknięciu na imię i nazwisko użytkownika, otworzy się menu w którym możemy wybrać opcje edycji profilu użytkownika, zmiany hasła, zmianę ustawień konta oraz wylogowania z systemu.

  3. Jak zresetować hasło?

    Aby zresetować hasło należy kliknąć przycisk w oknie logowania.

    Pojawi się wówczas poniższy formularz:

    Po wprowadzeniu adresu e-mail zostanie na niego wysłany link do ponownego ustanownienia hasła.

    Po kliknięciu na przesłany link pojawi się formularz do ponownego ustawienia hasła:

    Po wpisaniu dwukrotnie nowego hasła należy kliknąć na przycisk "Zapisz".

  4. Jak skontaktować się z pomocą?

    Jeśli logowanie oraz resetowanie hasła okaże się bezskuteczne, skontaktuj się z administratorem systemu aby uzyskać dostęp do PaperFlow.

    Aby tego dokonać kliknij na przycisk w oknie logowania.

    Pojawi się wówczas formularz do wysyłania wiadomości do administratora.

    Po wypełnieniu formularza, wiadomość zostanie niezwłocznie przekazana do administratora.

  5. Jak dodać firmę?

    W PaperFlow możesz dodać wszystkie swoje firmy aby móc zarządzać dokumentami każdej z nich niezależnie.

    Aby dodać należy wybrać z menu pozycję "Firmy > Dodaj":



    wypełnić formularz i kliknąć w przycisk

    Wymagane pola to: Nazwa firmy, Adres, Kod pocztowy i Miasto.

    Formularz można wypełnić ręcznie albo skorzystać w wyszukiwania w bazie GUS.

    Wystarczy wpisać numer NIP kontrahenta a my pobierzemy wszystkie dane z aktualnej bazy:

  6. Jak przeglądać profil firmy?

    Należy wybrać z menu pozycję: Firmy > Lista > [nazwa firmy]



    wtedy wyświetli się strona zawierająca pełne informacje o firmie oraz o:
    - jej pracownikach
    - jej kontach bankowych
    - jej dokumentach

  7. Jak przełączać się pomiędzy firmami w systemie?

    W PaperFlow można zarządzać dokumentami wielu firm.

    Aby dokumenty te nie pomieszały się należy przełączyć się na firmę którą w danym momencie chcemy obsługiwać.

    Dokonać można tego wybierając firmę z listy rozwijanej znajdującej się w prawym górnych rogu ekranu:

  8. Jak dodać konto bankowe w firmie?

    Każda firma może posiadać kilka kont bankowych. Możemy je zobaczyć otwierając profil firmy Firmy > Lista > [nazwa firmy] i przejść do pozycji "Konta bankowe":

    Po kliknięciu w przycisk "Dodaj konto bankowe" otworzy się formularz do wypełnienia:

    Po dodaniu konta bankowego, w panelu edycji firmy można wybrać konto główne, oznaczone zieloną gwiazdką ().

    To konto będzie wykorzystywane m.in. przy eksporcie płatności do banku.

  9. Jak dodać pracownika?

    Każda firma może posiadać wielu użytkowników. Każdy pracownik może posiadać różne uprawnienia w zależności od funkcji jaką pełni w firmie. Uprawnienia zostały opisane w osobnej instrukcji p.t. "Uprawnienia pracowników".

    Aby dodać pracownika należy otworzyć profil firmy w menu: Firmy > Lista > [nazwa firmy] i przejść do pozycji "Pracownicy" i kliknąć przycisk "Dodaj pracownika":

    Wyświetli się wówczas formularz dodawania pracownika:

    W formularzu należy wybrać użytkownika systemu z listy rozwijanej oraz uprawnienia jakie powinien posiadać.

    Jeśli użytkownik nie został jeszcze dodany do systemu można tego dokonać klikając na przycisk

  10. Uprawnienia pracowników

    Każdy użytkownik w systemie może mieć określone uprawnienia. Zależą one od tego jaką funkcję pełni w firmie.

    Uprawnienia dzielą się na kilka kategorii:

     

    Aby uprościć opis uprawnień przyjmijmy poniższe oznaczenia:

    C - może dodawać (create)

    R - może oglądać (read)

    U - może edytować (update)

    D - może usuwać (delete)

     

      Zarząd Wspólnik Biuro rachunkowe Pracownik upoważniony Pracownik
    Użytkownicy CRUD - - - -
    Dokumenty CRUD CRUD CRUD CRUD CR
    Faktury CRUD CRUD - CRU -
    Kontrahenci CRUD CRUD CRUD CRU CR
    Firmy CRUD CRUD R R R
    Raporty CR CR - CR CR
    Eksport CR CR -   -
  11. Jak dodać grupę kosztową?

    Grupy kosztowe ułatwiają kategoryzowanie faktur kosztowych w firmie.
    Lista grup kosztowych wyświetli się po wybraniu z menu pozycji: Firmy > Ustawienia:





    Po kliknięciu w przycisk "Dodaj grupę kosztową" otworzy się formularz do wypełnienia:



    Uwaga! Należy zwrócić uwagę aby symbol nowej grupy kosztowej nie pokrywał się z już istniejącymi.

  12. Jak dodać kontrahenta?

    Aby dodać kontrahenta należy wybrać z menu pozycję "Kontrahenci > Dodaj":

    wypełnić formularz i wybrać przycisk

    Wymagane pola to: Nazwa firmy, Adres, Kod pocztowy i Miasto.

    Formularz można wypełnić ręcznie albo skorzystać w wyszukiwania w bazie GUS.

    Wystarczy wpisać numer NIP kontrahenta a my pobierzemy wszystkie dane z aktualnej bazy:

  13. Jak przeglądać profil kontrahenta?

    Należy wybrać z menu pozycję: Kontrahenci > Wszyscy > [nazwa firmy]



    Wyświetli się wówczas strona zawierająca pełne informacje o kontrahencie oraz o dokumentach do niego przypisanych:

  14. Jak dodać typ kontrahenta?

    Swoich kontrahentów możemy podzielić na kilka typów. Domyślnie zdefiniowane są dwa: "przedsiębiorstwo" i "pracownik".

    Można dodawać nowe typy kontrahentów oraz edytować już istniejące.

    Aby dodać typ należy wybrać z menu pozycję: Kontrahenci > Ustawienia:

    Wyświetli się wówczas lista istniejących typów:

    Uwaga! Typu "przedsiębiorstwo" nie można edytować.

    Aby dodać typ należy kliknąć w przycisk "Dodaj typ" i wypełnić poniższy formularz:

  15. Jak importować klientów?

    System PaperFlow umożliwia również import klientów z plików CSV.

    Można tego dokonać wybierając z menu pozycję Kontrahenci > Import z CSV:

    Przesłany plik musi być w formacie CSV i zawierać ";" (średnik) jako znak oddzielający wartości. Maksymalny rozmiar 10MB.
    Pierwszy wiersz pliku musi zawierać kolumny: name; short_name; address; zip_code; city; nip; regon; krs; phone; fax; email; www; bank_account; note

  16. Jak eksportować klientów?

    System PaperFlow umożliwia również export klientów z plików CSV i XLS.

    Można tego dokonać wybierając z menu pozycję "Kontrahenci > Eksport do CSV" lub "Kontrahenci > Eksport do XLS":

    Zostanie wówczas przygotowany do pobrania plik w odpowiednim formacie.

  17. Jak dodać dokument?

    Należy wybrać z menu pozycję "Dokumenty > Dodaj":

    W pierszym kroku należy wybrać dokument, który ma zostać dodany:

    A w kolejnym uzupełnić formularz o szczegóły dodanego dokumentu:

  18. Jak dodać wiele dokumentów na raz?

    Należy wybrać z menu pozycję "Faktury > Dodaj wiele":

    Pojawi się wówczas formularz w którym możemy dodać kilka dokumentów jednocześnie zaznaczając je kolejno wraz z wciśniętym klawiszem CTRL:

    Możemy od razu określić do jakiego typu i jakiego kontrahenta mają być przydzielone te dokumenty.

  19. Jak przeglądać dokument?

    Po klinknięciu na pozycję w menu "Dokumenty > Wszystkie > [nazwa dokumentu]":



    wyświetlą się wszystkie informacje na temat danego oraz:
    - profil kontrahenta do którego przypisany jest ten dokument
    - lista dokumentów powiązanych
    - lista załączników

    Na tej samej stronie wyświetli się również podgląd dodanego dokumentu aby nie trzeba go było pobierać, żeby zapoznać się z jego treścią:

  20. Jak powiązać dokument z innym?

    Każdy dokument może zostać powiązany z innym dokumentem w systemie.

    Aby tego dokonać należy otworzyć podgląd dokumentu w menu "Dokumenty > Wszystkie > [nazwa dokumentu]" i przejść do części "Dokumenty powiązane" i kliknąć w przycisk "Powiąż dokument":

    Wyświetli się wówczas formularz gdzie można wybrać z listy inny dokument, który chcemy powiązać z istniejącym:

     

  21. Jak dodać załącznik do dokumentu?

    Do każdego dokumentu może zostać dołączony załącznik.

    Aby tego dokonać należy otworzyć podgląd dokumentu w menu "Dokumenty > Wszystkie > [nazwa dokumentu]" i przejść do części "Załączniki" i kliknąć w przycisk "Dodaj załącznik":

    Wyświetli się wówczas formularz gdzie można wybrać z dysku plik który chcemy załączyć:

  22. Jak dodać typ dokumentu?

    Dokumenty można podzielić na kilka typów.

    Można dodawać nowe typy dokumentów oraz edytować już istniejące.

    Aby dodać typ należy wybrać z menu pozycję: Dokumenty > Ustawienia":

    Wyświetli się wówczas lista istniejących typów:

    Uwaga! Typu "Faktura" nie można edytować.

    Uwaga! Nie można usunąć typu jeśli zawiera co naj mniej jeden dokument.

    Aby dodać typ należy kliknąć w przycisk "Dodaj typ" i wypełnić poniższy formularz:

  23. Jak dodać fakturę?

    Należy wybrać z menu pozycję "Faktury > Dodaj":

    wypełnić formularz i kliknąć w przycisk

    PaperFlow przewiduje również wystawianie faktur dla klientów zagranicznych:

    oraz faktur w międzynarodowych walutach:

    Po dodaniu faktury otrzymujemy szereg możliwości w dalszym zarządzaniu fakturą:

  24. Jak stworzyć PDF z faktury?

    Należy wybrać z menu pozycję: Faktury > Wszystkie > [numer faktury]

    Oraz kliknąć w przycisk:

    Wówczas pojawi się komunikat o tworzeniu wersji PDF z faktury:

    Po stworzeniu PDF pojawi się kilka dodatkowych pozycji do zarządzania fakturą:

  25. Jak wysłać fakturę do kontrahenta?

    Należy wybrać z menu pozycję: Faktury > Wszystkie > [numer faktury]

    Oraz kliknąć w przycisk: 

    Wówczas pojawi się formularz do wysyłki faktury:

    Faktura zostanie przesłana w formie załącznika PDF.

  26. Jak dodać korektę do faktury?

    Należy wybrać z menu pozycję: Faktury > Wszystkie > [numer faktury]

    Oraz kliknąć w przycisk: 

    Wówczas pojawi się formularz dodawania faktury wypełniony tymi samymi danymi co korygowana faktura lecz o ujemnych kwotach.

  27. Produkty i usługi na fakturach.

    Każda faktura posiada produkty lub usługi które są sprzedawane.

    Podczas dodawania nowej faktury można wykorzystać istniejące już produkty lub dodać nowe.

    Wszystkie produkty można przeglądać i zarządzać nimi w menu: "Faktury > Produkty"

    Wówczas pojawi się lista wszystkich produktów, które zostały dotychczas wykorzystane w fakturach.

    Pozycje te można dowolnie edytować i dodawać nowe.

    Uwaga! Edycja produktu będzie miała wpływ na faktury zawierające ten produkt.

  28. Ustalania formatu numeru faktury

    Domyślnie numer faktury jest ustalony w formacie: [kolejny numer]/[aktualny miesiąc]/[aktualny rok].

    Format ten można dowolnie edytować.

    Aby tego dokonać należy przejść do menu: "Faktury > Ustawienia"

    Wyświetli sie wówczas formularz gdzie możemy określić swój indywidualny format faktury:

  29. jak stworzyć raport z dokumentów?

    Moduł "Raport" przygotować zestawienia dokumentów z danego okresu oraz wydrukować je lub pobrać w postaci pliku XLS.

    Aby z niego skorzystać należy wybrać z menu pozycję "Raport":

    Wyświetli się wówczas formularz za pomocą którego możemy określić ścisłe kryteria raportu jaki chcemy otrzymać:

    Po określeniu kryteriów należy kliknąć w przycisk "Filtruj" i pobrać raport w postaci pliku XLS lub od razu wydrukować.

  30. Monitorowanie niezapłaconych faktur.

    PaperFlow pozwala na proste i wygodne zarządzanie płatnościami za faktury.

    Jeśli posiadamy jakieś niezapłacone faktury, system powiadomi nas o tym stosownym komunikatem zaraz po zalogowaniu:

    Po kliknięciu w przycisk "Sprawdź płatności" pojawi się lista tylko faktur nieopłaconych, zarówno kosztowych jak i przychodowych.

    W przypadku faktur przychodowych możemy wysłać, bezpośrednio z systemu, przypomnienie do klienta z prośbą o uregulowanie należności:

    W przypadku faktur przychodowych możemy wykonać eksport płatności do banku i opłacić nawet do 50 faktur jednocześnie. Menu: "Eksport > Do banku".

  31. Jak wyeksportować płatności do banku?

    PaperFlow umożliwia wykonywanie płatności masowych.
    Aby z niej skorzystać nalezy wybrać z menu pozycję "Eksport > Do banku":

    Pojawi się wówczas lista niezapłaconych faktur kosztowych gdzie formą płatności jest przelew i posiadają wpisany poprawny numer konta bankowego.

    Pozycje w listy można wykluczać przez odznaczanie ich:



    Po określeniu listy faktur należy kliknąć na przycisk "Generuj plik":



    wyświetli się wtedy zawartość wygenerowanego pliku do eksportu oraz przycisk do jego pobrania:

    Tak przygotowany plik należy zaimportować do Państwa banku i dokonać płatności za wszystkie transakcje jednocześnie.

    Uwaga! Jednocześnie można zaimportować maksymalnie 50 płatności.

  32. Jak wyeksportować płatności do księgowości?

    PaperFlow umożliwia wykonywanie płatności masowych.
    Aby z niej skorzystać nalezy wybrać z menu pozycję "Eksport > Do księgowości":

    Pojawi się wówczas lista wszystkiech faktur z danego okresu czasu które nie zostały jeszcze przesłane do księgowości:

    Pozycje w listy można wykluczać przez odznaczanie ich:



    Po określeniu listy faktur należy kliknąć na przycisk

    Zostanie wówczas przygotowany raport w pliku XLS z wybranych dokumentów.

    Raport oraz skany wszystkich zaznaczonych dokumentów zostaną załączone do wiadomości i przesłane na adres księgowości, który został określony podczas dodawania profilu firmy do PaperFlow.

    Jeśli nie chcemy przesyłać dokumentów do księgowości i usunąć je z tej listy, wystarczy zaznaczyć wszystkie interesujące nas dokumenty i kliknąć w przycisk

  33. Jak dodać użytkownika?

    Do konta firmowego w PaperFlow może mieć dostęp wielu użytkowników. Przykładowo: właściciel firmy, sekretarka i księgowa. Każdy użytkownik może mieć w nim różne role i uprawnienia.

    Należy wybrać z menu pozycję "Użytkownicy > Dodaj":

    Wypełnić formularz i kliknąć przycisk "Dodaj":

    W formularzu można od razu zaznaczyć do jakiej firmy ma zostać przypisany nowy użytkownik i jakie uprawnienia ma posiadać.


    Jeżeli wszystkie pola zostały wypełnione poprawnie, na adres mailowy podany w formularzu zostanie wysłane tymczasowe hasło użytkownika.

  34. Jak zmienić hasło użytkownika?

    Każdy użytkownik systemu może zmienić swoje hasło lub może to za niego zrobić administrator.

    Jeśli zmienia samodzielnie, należy kliknąć w prawym górnym rogu ekranu na swoje imie i nazwisko i wybrać opcję "Zmień hasło":

    Otworzy się wówczas formularz gdzie należy wprowadzić aktualne hasło i dwukrotnie wpisać nowe:

    Jeśli hasło zmienia administrator należy wybrać w menu pozycję: "Użytkownicy > Lista > [nazwa użytkownika]":

    oraz kliknąć w przycisk

  35. Jak przeglądać profil użytkownika?

    Należy wybrać z menu pozycję: "Użytkownicuy > Lista > [nazwa użytkownika]"



    Wyświetli się wówczas strona zawierająca pełne informacje o użytkowniku oraz o dokumentach przez niego dodanych.

    Z tego poziomu możemy również sprawdzić i zmienić status użytkownika:

    Możemy również nadać mu uprawnienia do kolejnej firmy:

  36. Jak zmienić wyświetlanie powiadomień?

    Każdy użytkownik może sam zdecydować czy chce aby pojawiały mu się powiadomienia o niezapłaconych fakturach, dokumentach do akceptacji i konieczności wysłania faktur do księgowości.

    Należy wybrać w prawym górnym rogu ekranu swoje imię i nazwisko i kliknąć w pozycję "Ustawienia"

  37. Jak przeglądać statystyki?

    Należy wybrać z menu pozycję: "Statystyki > Roczne"

    Wyświetlą się wówczas wykresy dotyczące statystyk z dane okresu czasu:

    Wykresy dotyczą zarówno ilości dokumentów jak i uzystkanych przychodów i kosztów.

    Wyświetlą się również wykresy z podziałem na wcześniej zadeklarowane grupy kosztowe.

  38. Jak zaakceptować fakturę?

    System PaperFlow pozwala na wymuszenie akceptacji od określonej liczby użytkowników. Dzięki temu w firmach wieloosobowych osoby decyzyjne będę mogły określić np.: czy dana faktura ma zostać opłacona i zaksięgowana.

    Akceptacji dokumentów mogą dokonać tylko użytkownicy z odpowiednimi uprawnieniami.
    Aby tego dokonać nalezy kliknąć przycisk "Akceptuj" w podglądzie faktury



    Dokument zostanie w pełni zaakceptowany jeśli liczba akceptacji będzie równa wymaganej ilości akceptacji w profilu firmy.

  39. Jak zgłosić problem z systemem PaperFlow?

    Funkcja ta umożliwia szybkie zgłoszenie problemu z systemu Paper Flow do administratora.
    Aby z niej skorzystać nalezy wybrać z menu pozycję "Pomoc > Zgłoś problem":



    Po wypełnieniu formularza należy kliknąć na przycisk "Zgłoś":



    Dane formularza zostaną przesane do administratora systemu, który zajmie się problemem i odpowie tak szybko jak to będzie możliwe.

    Pamiętaj! Dokładne wypełnienie formularza znacznie przyspieszy rozwiązanie problemu.

    Uwaga! Przed zgłoszeniem problemu zapoznaj się z działem "FAQ - Często zadawane pytania". Możliwe, że odpowiedź na Twoje pytanie już się tam znajduje.