Zasady przetwarzania danych osobowych przez
PAPERFLOW Sp. z o.o.
W związku z realizacją wymogów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej „RODO”, informujemy o zasadach przetwarzania Twoich danych osobowych oraz o przysługujących Ci prawach z tym związanych.
Poniższe zasady stosuje się począwszy od 25 maja 2018 roku.
1. Administrator danych osobowych.
Administratorem Twoich danych osobowych jest PAPERFLOW Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Solec 81B/A49, 00-382 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla M.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000700027, NIP 7010740788, reprezentowana przez Bartłomieja Gałęzię – Prezesa Zarządu. (dalej jako ,,My” lub „Administrator”).
2. Kontakt z nami.
Administrator wyznaczył jeden punkt kontaktowy dla wszystkich zagadnień dotyczących danych osobowych. Jeżeli chcesz się z nami skontaktować napisz do nas wiadomość e-mail na adres: admin@paperflow.pl lub prześlij list na adres: PAPERFLOW Sp. z o.o., ul. Solec 81B/A49, 00-382 Warszawa, z dopiskiem: ,,Dane osobowe”.
3. Skąd mamy Twoje dane osobowe?
1) Większość danych otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie, w czasie pierwszego kontaktu. Dane te podajesz m.in.:
a) wysyłając do nas wiadomość poprzez formularz kontaktowy znajdujący się na stronie internetowej www.paperflow.pl (dalej: ,,nasza strona”);
b) zakładając konto na naszej stronie;
c) zamawiając 14-dniowy dostęp do systemu PaperFlow na naszej stronie;
d) wysyłając do nas poprzez e-mail, wiadomość na portalu społecznościowym np. Facebook;
e) zapisując się na newsletter dostępny na naszej stronie;
f) podczas rozmowy (osobistej lub telefonicznej) z Personelem Administratora. Przy czym prowadzone rozmowy nie są przez nas rejestrowane.
2) Twoje dane możemy otrzymać również pośrednio m.in. z publicznie dostępnych źródeł, a także od naszych partnerów/pozostałych Kontrahentów i Klientów, którzy zbierając dane osobowe w wykonaniu własnych planów (tj. dla własnych celów) udostępniają je nam w ramach współpracy handlowej, jeśli wyraziłeś na to zgodę przekazując im te dane;
3) dane o Tobie otrzymujemy również poprzez analizę zapisywanych w urządzeniach końcowych plików cookies (tzw. „ciasteczka”) oraz gromadzonych logów serwera www przez operatora hostingowego naszej strony.
4. Jaki jest zakres przetwarzanych danych?
Twoje dane osobowe, które jako Administrator możemy przetwarzać, są następujące:
1) imię i nazwisko;
2) zdjęcie;
3) adres e-mail;
4) numer telefonu kontaktowego;
5) adres zamieszkania lub korespondencyjny;
6) firma, w której pracujesz (w tym firma Twojej działalności gospodarczej, jeśli ją prowadzisz);
7) nazwa, adres Twojej działalności gospodarczej, nr NIP, REGON, nazwa banku
i numer rachunku bankowego;
8) dodatkowe informacje o sobie, które możesz przekazać podczas kontaktu z naszym Personelem;
9) udzielone przez Ciebie zgody (jeżeli np. udzieliłeś nam zgody na przetwarzanie danych w celach marketingowych innych niż nasz prawnie uzasadniony interes jako Administratora danych).
5. W jakim celu i na jakiej podstawie przetwarzamy Twoje dane osobowe?
Twoje dane osobowe przetwarzamy w związku z wykonywaniem naszej działalności związanej z oprogramowaniem, tj. m.in.: oferowaniem naszym klientom możliwości korzystania z internetowego systemu zarządzania dokumentami (dalej: ,,usługi”).
W związku z powyższym, przetwarzamy Twoje dane osobowe w różnych celach wskazanych poniżej:
1) przygotowanie dla Ciebie spersonalizowanej oferty na korzystanie z naszych usług,
a następnie wykonywanie zawartej z Tobą umowy, jeśli zdecydujesz się zostać naszym klientem (art. 6 ust. 1 lit. b) RODO);
2) przepisy prawa wymagają od nas także przetwarzania Twoich danych osobowych dla celów rachunkowych i podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c) RODO);
3) przetwarzamy Twoje dane również w celu kierowania do Ciebie komunikatów marketingowych (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, tj. cele marketingowe jako uzasadniony interes administratora danych osobowych;
4) Twoje dane osobowe przetwarzane są także w celu windykacji należności, prowadzenia postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych, archiwizacyjnych oraz możliwości rozliczenia się przez nas z prawidłowości przetwarzania Twoich danych oraz pełnienia swoich funkcji ustawowych, co stanowi prawnie uzasadniony interes administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
5) dane pochodzące z analizy plików cookies oraz logów serwera przetwarzamy
w celach budowania anonimowych statystyk odwiedzin naszej strony, między innymi w celach obsługi funkcjonalności .
6. Jak długo przetwarzamy Twoje dane osobowe?
Okres przez jaki przetwarzamy Twoje dane osobowe jest zależny od celu przetwarzania.
I tak odpowiednio:
1) przygotowanie dla Ciebie spersonalizowanej oferty na korzystanie z naszych usług – w tym celu przetwarzamy Twoje dane przez czas, w którym prowadzimy z Tobą negocjacje zmierzające do zawarcia z Tobą umowy, ale nie dłużej, niż przez 3 lata od dnia pozyskania Twoich danych; wykonywanie zawartej z Tobą umowy, jeśli zdecydujesz się zostać naszym klientem – w tym celu przetwarzamy Twoje dane przez czas jej wykonywania, a po jej zakończeniu do czasu upływu okresu przedawnienia naszych wzajemnych roszczeń związanych z tą umową;
2) jeżeli chodzi o cele rachunkowe to będziemy przetwarzać Twoje dane przez okres 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dotyczą dane dokumenty księgowe (art. 74 ust. 2 i 3 Ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.). Natomiast jeżeli chodzi o cele podatkowe to dane będą przetwarzane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego podatku (art. 70 § 1 Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja Podatkowa (Dz.U. z 2017 r. poz. 201 ze zm.);
3) kierowanie do Ciebie komunikatów marketingowych jako prawnie uzasadniony interes administratora – w tym celu przetwarzamy Twoje dane do czasu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu wobec takiego przetwarzania;
4) windykacja należności, prowadzenie postępowań sądowych, arbitrażowych i mediacyjnych, archiwizacja, zapewnienie możliwości rozliczenia się przez nas z prawidłowości przetwarzania danych oraz wypełniania innych obowiązków wynikających z przepisów prawa – w tych celach przetwarzamy dane osobowe do końca okresu przedawnienia (okres ten zależny będzie od rodzaju roszczenia zgodnie z Kodeksem cywilnym lub innymi aktami prawnymi regulującymi zasady odpowiedzialności innej, niż cywilna);
5) budowanie anonimowych statystyk odwiedzin naszej strony, między innymi w celu w celu obsługi ich funkcjonalności – w tym celu przetwarzamy dane przez cały okres, w którym korzystasz z naszej strony, do momentu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu.
7. Kto jest odbiorcą Twoich danych osobowych?
Twoje dane udostępniamy tylko wówczas, gdy jest to niezbędne. Nie sprzedajemy Twoich danych. Twoje dane osobowe możemy natomiast przekazać naszym kontrahentom, tj. podmiotom/firmom, które świadczą na naszą rzecz usługi konieczne dla prawidłowego funkcjonowania, np.:
1) firmom świadczącym usługi dostawy i utrzymania oprogramowania bazodanowego i innego, dzięki któremu możemy np. prowadzić stosowne ewidencje
i komunikację mailową;
2) podmiotom świadczącym usługi hostingowe;
3) firmom doradczym oraz prawniczym, a także biurom rachunkowym, wspierającym nas w codziennej działalności;
4) podmiotom, z którymi współpracujemy w celu świadczenia usług na rzecz naszych Klientów.
Dla podmiotów z każdej kategorii jako Administrator przekazujemy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia celów współpracy.
8. Czy przetwarzamy Twoje dane osobowe automatycznie (w tym poprzez profilowanie) w sposób wpływający na Twoje prawa?
Twoje dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania)
9. W jaki sposób przetwarzamy dane osobowe?
Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności zgodnie z RODO. Mamy na uwadze następujące reguły, którymi kierujemy się przy przetwarzaniu Twoich danych osobowych:
1) Reguła adekwatności. Przetwarzamy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu przetwarzania; dla każdego procesu przeprowadziliśmy analizę spełnienia tej reguły;
2) Reguła transparentności. Powinieneś mieć pełną wiedzę o tym, co dzieje się z Twoimi danymi. Niniejszy dokument, w którym staramy się udzielić Tobie pełnej informacji o regułach przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych, jest jej przejawem;
3) Reguła prawidłowości. Staramy się, aby Twoje dane osobowe w naszych systemach były aktualne i zgodne z prawdą;
4) Reguła integralności i poufności. Stosujemy niezbędne środki zabezpieczające poufności i integralność Twoich danych osobowych. Cały czas je usprawniamy, wraz ze zmieniającym się otoczeniem i postępem technologicznym. Zabezpieczenia obejmują środki fizyczne i technologiczne ograniczające dostęp do Twoich danych, jak również stosowne środki zabezpieczające przed utratą Twoich danych;
5) Reguła rozliczalności. Chcemy móc rozliczyć się z każdego naszego działania na danych osobowych, tak abyśmy w razie Twojego zapytania, mogli udzielić Ci pełnej i rzetelnej informacji dotyczącej tego jakie działania realizowaliśmy na Twoich danych.
10. Jakie masz prawa?
Przepisy o ochronie danych osobowych dają Ci szereg praw, z których możesz skorzystać w dowolnej chwili. O ile nie będziesz tych praw nadużywał (np. nieuzasadnione codzienne prośby o udzielenie informacji), to korzystanie z nich będzie dla Ciebie nieodpłatne i powinno być łatwe w realizacji.
Twoje prawa obejmują:
1) Prawo dostępu do treści swoich danych osobowych. To prawo oznacza, że możesz poprosić, abyśmy wyeksportowali z naszych baz danych informacje jakie mamy o Tobie i przesłali je do Ciebie w jednym z powszechnie wykorzystywanych formatów (np. XLSX, DOCX itp.);
2) Prawo do poprawiania danych. Jeżeli dowiesz się, że przetwarzane przez nas dane są nieprawidłowe, masz prawo poprosić nas o ich poprawienie, a my będziemy zobowiązani to zrobić. W takim przypadku mamy prawo poprosić Ciebie o przedstawienie jakiegoś dokumentu lub innego dowodu na okoliczność zmiany danych;
3) Prawo do ograniczenia przetwarzania danych. Jeżeli pomimo zastosowania się przez nas do reguły adekwatności, uznasz że dla określonego procesu przetwarzamy zbyt szeroki katalog Twoich danych osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten zakres przetwarzania. O ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom nakładanym na nas przez obowiązujące prawo przychylimy się do Twojego żądania;
4) Prawo do żądania usunięcia danych. Prawo to, zwane również prawem do bycia zapomnianym, oznacza Twoje prawo do żądania, abyśmy usunęli z naszych systemów bazodanowych oraz z naszej dokumentacji wszelkie informacje zawierające Twoje dane osobowe. Pamiętaj, że nie będziemy mogli tego uczynić, jeżeli na podstawie przepisów prawa mamy obowiązek przetwarzania Twoich danych (np. dokumenty transakcji dla potrzeb podatkowych, obowiązek zapewnienia rozliczalności naszych działań). W każdym przypadku jednak usuniemy Twoje dane osobowe w możliwie najpełniejszym zakresie, a tam gdzie nie jest to możliwe zapewnimy ich pseudonimizację (co oznacza brak możliwości zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą bez odpowiedniego klucza powiązań), dzięki czemu Twoje dane, które musimy zachować zgodnie z obowiązującym prawem, będą dostępne wyłącznie dla bardzo ograniczonego kręgu osób;
5) Prawo do przenoszenia danych do innego administratora danych. Zgodnie z RODO możesz poprosić nas, abyśmy wyeksportowali dane, które nam podałeś w toku wszystkich naszych kontaktów do odrębnego pliku, w celu ich dalszego przekazania do innego administratora danych;
6) Prawo do cofnięcia zgody. Jeżeli przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie zgody możesz w dowolnym momencie tę zgodę cofnąć. Cofnięcie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonaliśmy na podstawie zgody wyrażonej przed jej cofnięciem. Pragniemy Cię jednak poinformować, że Twoje dane osobowe w zakresie objętym cofniętą zgodą, tj. w zakresie celu, którego zgoda dotyczyła, przestaną być przetwarzane w tym celu. Niemniej jednak Twoje dane osobowe objęte zgodą będą dalej przetwarzane w celu wywiązania się przez nas z obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym przede wszystkim obowiązku rozliczenia się przez nas z prawidłowości przetwarzania danych osobowych, ewentualnie w celach opartych na naszym prawnie uzasadnionym interesie.
Uprawnienia, o których mowa powyżej możesz wykonywać poprzez kontakt z nami pod adresem e-mail: admin@paperflow.pl lub listownie na adres: PAPERFLOW Sp. z o.o., ul. Solec 81B/A49, 00-382 Warszawa, z dopiskiem: ,,Dane osobowe”.
W sprawach związanych z danymi osobowymi możesz również pisać do nas, gdy jakieś działanie lub sytuacja z którą się spotkasz będzie budziła Twoje obawy, czy na pewno jest zgodna z przepisami, czy nie narusza przypadkiem Twoich praw lub wolności. W takim przypadku odpowiemy na Twoje pytania i wątpliwości oraz niezwłocznie zaadresujemy dane zagadnienie.
Jeżeli uznasz, że w jakikolwiek sposób naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych osobowych to masz prawo do złożenia skargi bezpośrednio do organu nadzoru (od 25 maja 2018 roku jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis zaistniałej sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa lub wolności. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru.
11. Czym jest prawo do sprzeciwu?
Odrębnie chcemy Cię poinformować, że masz również prawo do tzw. sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych. Prawo do sprzeciwu składasz wówczas, gdy nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane osobowe w określonym celu (np. w celach marketingowych).
Masz prawo do sprzeciwu również wtedy, kiedy przetwarzanie Twoich danych osobowych odbywa się na podstawie prawnie uzasadnionego interesu lub dla celów statystycznych, a sprzeciw jest uzasadniony przez szczególną sytuację, w której się znalazłeś.
W takim przypadku dalej będziemy przetwarzali Twoje dane dla potrzeb innych procesów (w innych celach), ale już nie dla celu, dla którego zgłosiłeś sprzeciw.
Prawo do sprzeciwu możesz zgłosić na adres e-mail: admin@paperflow.pl lub listownie na adres: PAPERFLOW Sp. z o.o., ul. Solec 81B/A49, 00-382 Warszawa: ,,Dane osobowe”.
12. Czy podanie danych jest Twoim obowiązkiem?
Swoje dane osobowe przekazujesz nam dobrowolnie. Nie ma bowiem przepisu, który nakładałby na Ciebie prawny obowiązek ich przekazania.
Jeżeli jednak chcesz zawrzeć z nami jakąś umowę, musisz podać dane, które umożliwią nam zawarcie i wykonanie tej umowy, a także jej należyte rozliczenie podatkowe oraz udokumentowanie na cele rozliczalności naszych działań.
Dane osobowe podawane np. w celach kontaktowych lub marketingowych są konieczne do tego, abyśmy mogli się z Tobą kontaktować lub prowadzić działania marketingowe, na które się godzisz bądź co najmniej się im nie sprzeciwiasz. Jeżeli ich nie podasz, nasza komunikacja z Tobą będzie albo utrudniona (np. jeśli podasz tylko nr telefonu, ale już nie adres e-mail), albo wręcz niemożliwa (jeśli nie podasz żadnych danych kontaktowych).
13. Czy udostępniamy Twoje dane poza UE?
Nie, nie przekazujemy Twoich danych do państwa trzeciego lub do organizacji międzynarodowych.
14. Pliki Cookies.
Pliki cookies to niewielkie pliki tekstowe powszechnie stosowane w sieci Internet, przechowywane na Twoim urządzeniu końcowym. Możesz samodzielnie kontrolować sposób obsługi plików cookies za pomocą ustawień przeglądarki (możliwość ustawienia akceptacji lub blokady plików cookies).